Een goed advies past op één A4

Er bestaat een soort advies dat vooral indruk maakt op de dag dat het binnenkomt. Het is dik, het heeft een inhoudsopgave en grafieken, en de samenvatting alleen is al twee pagina’s lang. Je legt het op je bureau, je bent even onder de indruk, en daarna gebeurt er meestal weinig.

Dat ligt niet aan jou. Als ondernemer heb je zelden gebrek aan informatie. Wat vaker ontbreekt, is een helder besluit en de rust om het te nemen. Een adviseur die je veertig pagina’s geeft, geeft je er eigenlijk een klus bij: zelf uitzoeken wat je ermee moet.

Waarom dikke rapporten zelden helpen

Een lang rapport voelt grondig. Soms is het dat ook. Maar lengte heeft een paar vervelende bijwerkingen.

Om te beginnen verstopt het de keuze. Als er twaalf aanbevelingen in staan, zijn ze allemaal even belangrijk, en dus geen enkele. Daarnaast schuift het de verantwoordelijkheid door. Alles staat erin, dus als het misgaat, had je het kunnen lezen. En het veroudert snel. Tegen de tijd dat je bij hoofdstuk vijf bent, is de situatie uit hoofdstuk één alweer veranderd.

Eerlijk is eerlijk: een dik rapport is ook makkelijker om te schrijven dan een dun. Kiezen wat je weglaat, is het echte werk. Een advies dat niet op één pagina past, is meestal nog niet af.

Wat er op dat ene A4 staat

Wij proberen elk advies terug te brengen tot één pagina. Daar staan vijf dingen op, in deze volgorde.

1. De vraag. In een of twee zinnen: waar moet jij over beslissen? Niet het onderwerp, maar de beslissing. “Onze marges staan onder druk” is een onderwerp. “Verhogen we onze prijzen, en zo ja, voor wie?” is een vraag.
2. Wat we zagen. De drie of vier dingen die er echt toe doen. Geen volledig overzicht, wel de feiten die het besluit bepalen. Wat we niet weten, zetten we er ook bij.
3. Wat we aanraden. Eén richting, geen menukaart. Liggen twee opties echt dicht bij elkaar, dan zeggen we dat, en ook welke we zelf zouden kiezen.
4. Wat het kost en wat je opgeeft. Geld, tijd, aandacht, en de dingen die je níet gaat doen als je hiervoor kiest. Elke keuze heeft een prijs, en die hoort op papier.
5. De eerste stap op maandag. Iets concreets dat jij of iemand in je team volgende week kan doen. Geen projectplan, gewoon het begin.

Alles wat verder nog nodig is, zoals cijfers, onderbouwing en berekeningen, kan in een bijlage. Die bijlage mag best dik zijn. Maar je hoeft hem niet te lezen om te weten wat je gaat doen.

Hoe je zo’n pagina gebruikt

Een advies op één pagina is geen eindproduct. Het is een stuk om over te praten. Een paar manieren om er meer uit te halen:

• Leg het uit aan iemand die er niet bij was. Een compagnon, je partner, een collega. Snapt die persoon na twee minuten wat je gaat doen en waarom, dan is het advies helder genoeg. Zo niet, dan weet je meteen waar de vragen zitten.
• Streep door wat je niet gelooft. Je kent je bedrijf beter dan wij. Klopt iets van wat we zagen niet met wat jij ziet, zeg het dan. Samen kijken we of de aanbeveling nog overeind blijft.
• Zet de eerste stap echt in je agenda. Niet “binnenkort”, maar een dag en een tijd. Het meeste advies strandt niet op de inhoud, maar op de week erna.
• Leg het na een maand naast de werkelijkheid. Wat is er gebeurd? Wat liep anders dan verwacht? Een A4 is kort genoeg om dat in een kwartier te doen.

Stel dat je twijfelt of je een tweede vestiging moet openen. Een goed advies vertelt je dan niet alles wat er over vestigingen te weten valt. Het zegt: dit moet je weten, dit raden we aan, dit kost het, en dit doe je maandag. De rest is bijzaak, hoe interessant ook.

Kort is niet hetzelfde als snel

Voor de duidelijkheid: een korte pagina betekent niet dat er weinig werk in zit. Vaak is het andersom. Om bij vijf heldere punten uit te komen, moet je eerst veel lezen, veel vragen en veel weggooien. Dat werk doen wij, zodat jij het niet hoeft te doen. Wat overblijft, is een pagina die je in een paar minuten leest en waar je een flink eind mee vooruit kunt.

Ook het schrijven zelf is een toets. Als we de aanbeveling niet in een paar gewone zinnen kunnen opschrijven, begrijpen we je situatie waarschijnlijk nog niet goed genoeg. Dan gaan we terug en stellen we meer vragen, in plaats van de onzekerheid te verstoppen onder extra pagina’s.

Benieuwd hoe dat voor jouw vraag zou werken? Lees meer over consultancy of neem contact op.