Privacyverklaring

Wie we zijn

Flupro B.V. (“Flupro”, “we” of “wij”) adviseert en coacht ondernemers en leiders, en investeert voor eigen rekening in andere bedrijven. Daarbij verwerken we persoonsgegevens. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Flupro is verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring; in de AVG heet dat de “verwerkingsverantwoordelijke”.

• Flupro B.V.
• Molensingel 73, 6229 PC Maastricht, Nederland
• KvK-nummer: 98715054
• E-mail: hi@flupro.nl
• Website: flupro.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat dat voor een organisatie als de onze niet verplicht is. Met vragen over privacy kun je altijd terecht bij hi@flupro.nl.

Welke gegevens we gebruiken en waarom

We verwerken alleen gegevens die we echt nodig hebben. Per situatie lees je hieronder welke gegevens dat zijn, waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag uit artikel 6 van de AVG.

Als je onze website bezoekt

Onze website is een statische website die we hosten via Cloudflare Pages. Om de pagina’s te tonen en de website te beschermen tegen misbruik en aanvallen (zoals DDoS-aanvallen en kwaadaardige bots), verwerkt Cloudflare technische gegevens: je IP-adres, het type browser en apparaat, en de pagina die je opvraagt, met datum en tijd.

• Doel: de website leveren en beveiligen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Zonder deze gegevens werkt geen enkele website, en we willen dat onze website veilig en bereikbaar is.

Alles wat de website nodig heeft, zoals lettertypen, afbeeldingen en de kaart op de contactpagina, komt van onze eigen server. Je browser maakt dus geen verbinding met andere partijen om de pagina’s te tonen. Ook de interactieve kaart draait volledig op onze eigen server, met open kaartgegevens van OpenStreetMap; daarbij gaan geen gegevens van jou naar een kaartdienst. Voor de anonieme bezoekcijfers laadt je browser een klein script van Cloudflare, dat ook onze hosting verzorgt. Alleen als je toestemming geeft voor uitgebreide statistieken, maakt je browser ook verbinding met Google (zie hieronder).

Cookies, lokale opslag en statistieken

We plaatsen geen advertentiecookies en volgen je niet over andere websites. Wat we wel gebruiken:

• Je weergave-instelling. Kies je zelf voor licht of donker, dan onthouden we dat in de lokale opslag van je browser (flupro-thema). Dat staat alleen op je eigen apparaat en we krijgen het niet te zien.
• Botbescherming. Is de botbescherming van Cloudflare actief, dan kan Cloudflare het cookie __cf_bm plaatsen. Dat is 30 minuten geldig, helpt echte bezoekers te onderscheiden van bots en is strikt noodzakelijk voor de beveiliging.
• Anonieme bezoekcijfers. We tellen bezoeken en meten hoe snel de pagina’s laden met Cloudflare Web Analytics. Die dienst plaatst geen cookies, gebruikt geen fingerprinting en volgt je niet over andere websites. We zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, de site waar je vandaan kwam, het land en het type apparaat, nooit wie jij bent. Omdat dit weinig of geen gevolgen heeft voor je privacy, vragen we hiervoor geen toestemming (artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet).
• Uitgebreide statistieken, alleen met je toestemming. Om te zien welke pagina’s gelezen worden en wat we kunnen verbeteren, gebruiken we Google Analytics, dat we laden via Google Tag Manager. Pas als je daar toestemming voor geeft (artikel 6 lid 1 sub a AVG), laden we deze diensten en plaatst Google de cookies _ga en _ga_…. Google ontvangt dan onder meer je IP-adres, welke pagina’s je bekijkt, hoe je op de site kwam en technische gegevens van je apparaat en browser. Google Analytics slaat je IP-adres niet op. We hebben Google Analytics zo ingesteld dat gegevens niet gedeeld worden met andere Google-diensten, dat advertentiefuncties en Google Signals uit staan en dat gegevens na 14 maanden worden verwijderd. Je keuze onthouden we 12 maanden in het cookie flupro_consent. Trek je je toestemming in, dan laden we Google Analytics niet meer en wissen we de cookies. In de cookieverklaring zie je altijd wat er op dit moment gebruikt wordt.

Voor de weergave-instelling, de botbescherming en de anonieme bezoekcijfers is de grondslag ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): de website moet werken zoals je verwacht, veilig blijven en snel zijn, en we willen weten welke pagina’s bezoekers helpen.

Als je contact met ons opneemt

Je kunt ons mailen of het contactformulier gebruiken. In het formulier vragen we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht; je telefoonnummer is optioneel. Het formulier stuurt je bericht als e-mail naar hi@flupro.nl via Cloudflare Email Service. We slaan formulierberichten niet op in een database op de website. Lukt het verzenden niet, dan opent je eigen e-mailprogramma, zodat je het bericht zelf kunt versturen.

Om misbruik van het formulier tegen te gaan, houden we per IP-adres kort bij hoe vaak het formulier wordt verstuurd. We bewaren daarvoor geen IP-adres, maar een onleesbaar gemaakte versie (een hash) die na maximaal 10 minuten automatisch verdwijnt.

• Doel: je vraag beantwoorden en, als je dat wilt, een kennismaking plannen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Gaat je vraag over een mogelijke opdracht, dan ook het nemen van stappen op jouw verzoek voordat we een overeenkomst sluiten (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Schrijf in je bericht alleen wat nodig is. Gevoelige zaken bespreken we liever persoonlijk.

Als je klant bent voor advies of consultancy

We verwerken de gegevens van jou of van de contactpersonen bij je bedrijf (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer), de afspraken die we maken en factuur- en betaalgegevens. Daarnaast verwerken we de informatie die je deelt over je bedrijf, zoals strategie, technologie, systemen, organisatie en cijfers. Daar kunnen persoonsgegevens in staan, bijvoorbeeld over medewerkers.

Toegang tot systemen, code en data. Krijgen we voor een IT-opdracht toegang tot je systemen, broncode of gegevens, dan gebruiken we die alleen voor die opdracht. We maken daar vooraf afspraken over en sluiten, als we daarbij persoonsgegevens voor je verwerken, een verwerkersovereenkomst. Toegang die we niet meer nodig hebben, laten we intrekken.

• Doel: de opdracht uitvoeren, contact houden, factureren en onze administratie bijhouden.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en, voor contactpersonen bij een zakelijke klant, ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Als je bij ons een coachingstraject volgt

Coaching gaat vaak over persoonlijke dingen, of je nu als ondernemer, als leidinggevende of voor jezelf bij ons komt. We verwerken je contactgegevens, de data van sessies en de aantekeningen die je coach tijdens of na een sessie maakt. Ook verwerken we wat je vertelt over je werk, je leven, je ambities en waar je tegenaan loopt.

Vertrouwelijkheid. Wat je in een coachingsgesprek deelt, blijft tussen jou en je coach. We delen de inhoud met niemand, ook niet met een werkgever of opdrachtgever die het traject betaalt, tenzij je daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Alleen als de wet ons verplicht, of bij ernstig gevaar voor jou of anderen, kunnen we daarvan afwijken.

Gevoelige gegevens. We vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je gezondheid, religie, seksuele geaardheid of politieke voorkeur. Vertel je daar zelf iets over, dan gaan we er extra zorgvuldig mee om. We leggen alleen vast wat echt nodig is voor het traject, en alleen met je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Die toestemming kun je altijd intrekken.

• Doel: het traject goed begeleiden, afspraken plannen en factureren.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Betaalt een werkgever of andere opdrachtgever het traject, dan ons gerechtvaardigd belang om het afgesproken traject goed uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Als je een investering met ons bespreekt

Bespreek je met ons een mogelijke investering, bijvoorbeeld als oprichter of mede-investeerder, dan verwerken we je naam, contactgegevens, rol en achtergrond. Vaak ontvangen we ook een pitch deck, ondernemingsplan of financiële cijfers. Dat is vooral bedrijfsinformatie, maar er kunnen persoonsgegevens in staan, bijvoorbeeld over jou en je team. Meestal krijgen we die gegevens van jou. Soms komen ze van iemand uit ons netwerk die ons aan je voorstelt, of uit openbare bronnen zoals het Handelsregister van de KvK en de website van je bedrijf.

We behandelen pitch decks en bedrijfsinformatie vertrouwelijk. We gebruiken ze alleen om de investeringskans te beoordelen en, als we investeren, om de afspraken uit te voeren. We delen ze niet zonder je toestemming, behalve met adviseurs die we nodig hebben en die een geheimhoudingsplicht hebben.

• Doel: investeringskansen beoordelen, contact houden en, bij een investering, de afspraken uitvoeren.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Investeren we, dan ook uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en de wettelijke verplichtingen die daarbij horen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Als je je meldt als mede-investeerder

Meld je je bij ons als investeerder die wil meedoen, dan verwerken we je contactgegevens en wat je ons vertelt over je achtergrond en je interesse. Gaan we verder, dan kunnen we aanvullende gegevens nodig hebben, bijvoorbeeld om vast te stellen of je een professionele belegger bent of omdat een notaris of bank daarom vraagt.

• Doel: je aanmelding beoordelen, met je in gesprek gaan en eventueel afspraken vastleggen.
• Grondslag: stappen op jouw verzoek voordat we een overeenkomst sluiten en de uitvoering daarvan (artikel 6 lid 1 sub b AVG), en wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Komt er geen samenwerking, dan bewaren we je gegevens niet langer dan twee jaar na ons laatste contact.

Als je leverancier of zakenpartner bent

We verwerken de gegevens van contactpersonen (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer), de afspraken die we maken, facturen en bankgegevens.

• Doel: de samenwerking uitvoeren, betalen en onze administratie bijhouden.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en ons gerechtvaardigd belang om contact te houden met de mensen met wie we samenwerken (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Wat we niet doen

• We verkopen je gegevens nooit.
• We gebruiken geen marketing- of advertentiecookies en geen pixels van sociale media.
• We maken geen profielen van je en nemen geen besluiten die alleen door een computer worden genomen (geautomatiseerde besluitvorming).
• We hebben geen nieuwsbrief en sturen geen ongevraagde marketingmails.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

Gegevens	Bewaartermijn
Correspondentie via het contactformulier of e-mail	Maximaal 2 jaar na het laatste contact. Ontstaat er een klantrelatie, dan geldt de termijn voor klantdossiers.
Klantdossiers voor advies en coaching	Zolang de overeenkomst loopt, plus 2 jaar
Aantekeningen van coachingsessies	Uiterlijk 1 jaar na het einde van het traject vernietigd, tenzij we samen iets anders afspreken
Gesprekken over een investering die niet doorgaat, inclusief pitch decks	Maximaal 2 jaar na het laatste contact
Gegevens over een investering die wel doorgaat	Zolang we betrokken zijn bij het bedrijf, plus de wettelijke bewaartermijnen daarna
Gegevens van leveranciers en zakenpartners	Zolang de samenwerking loopt, plus 2 jaar
Financiële administratie (zoals facturen en betalingen)	7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht
Cookie flupro_consent	12 maanden
Cookies _ga en _ga_… van Google Analytics (alleen met je toestemming)	2 jaar, of tot je je toestemming intrekt
Statistiekgegevens in Google Analytics	14 maanden
Weergave-instelling flupro-thema (lokale opslag)	Tot je die zelf wist of weer “Systeem” kiest
Cookie __cf_bm	30 minuten
Technische gegevens bij Cloudflare	Zo lang als nodig voor levering en beveiliging, volgens het beleid van Cloudflare

Soms moeten we gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld omdat de wet dat vraagt of omdat we ze nodig hebben bij een geschil. Ook dan niet langer dan nodig.

Met wie we gegevens delen

We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring, of als de wet ons daartoe verplicht. Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers) sluiten we een verwerkersovereenkomst, of gelden verwerkersvoorwaarden van die partij die aan de AVG voldoen.

Partij	Waarvoor	Rol
Cloudflare, Inc.	Hosting en beveiliging van de website, verzenden van het contactformulier, anonieme bezoekcijfers	Verwerker
Google Ireland Limited	Statistieken via Google Analytics en Google Tag Manager (alleen met je toestemming)	Verwerker
Onze e-mail- en kantoorsoftwareleverancier	E-mail, agenda en opslag van documenten	Verwerker
Onze accountant	Boekhouding, jaarrekening en belastingaangiften	Verwerker of zelfstandig verantwoordelijke, afhankelijk van de taak
ING Bank N.V.	Betalingsverkeer	Zelfstandig verantwoordelijke
Notaris en juridisch adviseurs	Bij investeringen of juridische kwesties, als dat nodig is	Zelfstandig verantwoordelijke
Belastingdienst en andere overheidsinstanties	Alleen als de wet ons daartoe verplicht	Zelfstandig verantwoordelijke

Gegevens buiten Europa

We verwerken gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Soms gaan gegevens naar een land daarbuiten:

• Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten en verwerkt gegevens ook binnen de EU. Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen. Daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Google verwerkt de statistieken via Google Ireland Limited, maar kan gegevens ook doorgeven aan Google LLC in de Verenigde Staten. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Onze e-mail- en kantoorsoftwareleverancier verwerkt gegevens mogelijk ook buiten de EER. Dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, diefstal en onbevoegd gebruik van je gegevens. Bijvoorbeeld:

• De website en het contactformulier werken alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS).
• Berichten uit het contactformulier slaan we niet op de website op.
• Alleen wie de gegevens nodig heeft voor het werk, heeft er toegang toe.
• We beveiligen onze accounts met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, en houden apparaten en software up-to-date.
• Coachingsaantekeningen en vertrouwelijke bedrijfsinformatie bewaren we afgeschermd.

Is er toch een datalek, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist. Loop je daardoor een hoog risico, dan laten we het jou ook zo snel mogelijk weten. Heb je een zwakke plek in onze beveiliging gevonden? Lees dan onze regeling voor responsible disclosure.

Je rechten

De AVG geeft je deze rechten over je eigen gegevens:

• Inzage. Je mag weten welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen.
• Rectificatie. Kloppen je gegevens niet, dan passen we ze aan.
• Verwijdering. Je kunt ons vragen je gegevens te wissen. Dat doen we, tenzij we ze moeten bewaren, bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Beperking. Je kunt ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een verzoek van je beoordelen.
• Overdraagbaarheid. Gegevens die we op basis van je toestemming of een overeenkomst geautomatiseerd verwerken, kun je in een gangbaar bestandsformaat krijgen of laten doorsturen naar een andere partij.
• Bezwaar. Gebruiken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, dan kun je daartegen bezwaar maken. We stoppen dan, tenzij we zwaarwegende redenen hebben die zwaarder wegen dan jouw belang.
• Toestemming intrekken. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken, voor cookies via “Cookie-instellingen” onderaan de pagina. Dat geldt voor de toekomst; wat we eerder met je toestemming deden, blijft rechtmatig.

Zo gebruik je je rechten

Stuur een e-mail naar hi@flupro.nl en vertel ons wat je wilt. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of heb je meerdere verzoeken, dan kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen. Dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Een verzoek is gratis, tenzij het duidelijk ongegrond of buitensporig is.

We willen zeker weten dat we je gegevens aan de juiste persoon geven. Daarom kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te reageren vanaf het e-mailadres dat we van je kennen. Stuur ons nooit een kopie van je identiteitsbewijs waarop je burgerservicenummer (BSN) zichtbaar is. Vragen we toch om een kopie, scherm dan je BSN, je pasfoto en het documentnummer af. We gebruiken die kopie alleen voor de controle en verwijderen haar daarna.

Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via hi@flupro.nl, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemers en professionals. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Denk je dat we toch gegevens van een kind hebben ontvangen? Laat het ons weten, dan verwijderen we die.

Wijzigingen in deze verklaring

Veranderen onze diensten, onze website of de wet, dan passen we deze verklaring aan. Op deze pagina staat altijd de nieuwste versie, met de datum en het versienummer van de laatste wijziging. Zijn de wijzigingen belangrijk voor jou als klant, dan laten we je dat ook per e-mail weten.